أربع عشرة نصيحة لإدارة الوقت: لعمل أقل ولعب أكثر
ما هي إدارة الوقت؟
تعرف “إدارة الوقت” بأنها الطريقة التي نقرر بها أن ننتفع من وقتنا، لزيادة إنتاجيتنا وتحقيق أعلى استفادة والحصول بالنهاية على الأهداف طويلة الأجل.
فإننا جميعًا نريد الحصول على الاستفادة القصوى من الأربع وعشرين ساعة يوميًا، ومع ذلك نجد أن بعض الناس فقط هم الذين يتمكنون من تحقيق السعادة والإنتاج والنجاح، في نفس الوقت الذي يقضيه الآخرون في اللاشيء.
كيف يمكنني النجاح في إدارة وقتي؟ إنك تحتاج فقط لتطبيق مفهوم واحد قوي وهو: “إدارة الوقت بوعي”، وبهذه النصائح التالية تستطيع التخطيط والتنفيذ لإدارة وتنظيم يومك بوعي، وتحقيق نجاح هائل:
النصيحة الأولى: خصص وقتًا للتدقيق
أهم الأشياء أولًا: فعليك في البداية إدراك أين يضيع وقتك يوميًا؟ لأن في الغالب يكون هناك تناقض بين الوقت الذي نشعر به والواقع، لذا قم باقتناء أحد تطبيقات إدارة الوقت على هاتفك الذكي وتتبع ما تفعله لمدة أسبوع.
وفي نهاية الأسبوع اجلس ودقق النظر في التقارير التي فعلها التطبيق، وقيمها، فبهذه البيانات تستطيع بسهولة إدراك الخلل الموجود في وقتك لمعالجته.
وعلى سبيل المثال: قد يبين لك التطبيق أنك تسرف وقتًا طويلًا في الجلوس في التجمعات غير المنتجة، أو المشاركة في المهام ذات الأولوية المنخفضة.
وهذا يقودنا إلى النصيحة التالية..
النصيحة الثانية: حدد النتائج المرجوة من كل اجتماع
ضع هدفًا واضحًا قبل البدء في الاجتماعات وركز عليه، لأن فريقك من الممكن أن يضيع وقتك وتتأخر على الذهاب إلى بقية المهام التي تخطط لها.
النصيحة الثالثة: ضع حدًا زمنيًا لكل مهمة
انظر إلى نتيجة جدولك التي خططه لك التطبيق، وحدد المهام التي استغرقت وقتًا أطول من المتوقع، وضع هدفًا أن تنجزها في المرة المقبلة في الوقت المحدد لها.
النصيحة الرابعة: ضع خطتك في بداية الأسبوع
إن بدء الأسبوع بخطة مجدولة من الممكن أن يسهل عليك العمل كثيرًا، من خلال التركيز على الأولويات، وتذكر أن مستويات الطاقة والإبداع تنقلب على مدار الأسبوع.
لذا قم بجدولة المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى يوم الاثنين مثلًا، لأن الطاقة به تكون قد انخفضت نسبيًا عن بقية الأسبوع، ثم قم باستئناف المهام الإبداعية بعد ذلك، وأجل اجتماعاتك للخميس لأن فريقك بالكامل يكون في حاجة للراحة وطاقته منخفضة.
النصيحة الخامسة: ضع خطة يومية
خصص أول نصف ساعة بيومك في وضع خطة لليوم، بما يناسب خطتك الأسبوعة، واكتب عناصر القائمة كما لو كنت أنجزتها بالفعل، فبدلًا من كتابة “تقديم التقرير إلى المدير”، تكتب “تم تقديم التقرير إلى المدير”، لأن هذا سوف يعطيك دافعًا أكبر.
النصيحة السادسة: أضف قائمة للمهام المكتملة
في نهاية كل أسبوع يمكنك إعادة النظر في إنجازاتك على مدار الأسبوع، وتهنئة نفسك على نجاحاتك، فإن ذلك سيزيد من ثقتك ويساعدك على إنشاء خطة الأسبوع المقبل.
النصيحة السابعة: لا تسمح لنفسك بالالتهاء
اغلق هاتفك أثناء ساعات العمل، وركز اهتمامك على جهاز واحد أو مهمة واحدة، لأن الالتهاء بالهاتف أو المشتتات الأخرى من شأنه أن يضاعف الساعات التي تنجز بها أعمالك.
النصيحة الثامنة: لا تعدد مهامك في الوقت ذاته
أثبت الباحثون فشل أسطورة تعدد المهام، فإذا كنت تظن أن بإمكانك إنجاز أكثر من شيء في الوقت نفسه، والحفاظ على جودته، أمعن النظر في هذه المقالة.
النصيحة التاسعة: لا تنتظر أن يأتيك الإلهام، بل اذهب إليه
ينتظر بعض الفنانين الإلهام حتى ينطلقون، وينتظر الكاتب الجو الهادئ حتى يكتب، وبعض رجال الأعمال لا يخططون للمهام الخطيرة إذا كانوا في بيئة عمل مثالية، لذا عليك أن تتابع الأمور من منظور خارجي وتتحلى بالثقافة التي تثري فكرك دائمًا.
النصيعة العاشرة: لا تسعى للكمال
إذا كان كل شيء مثاليًا، هل يمكن لأي شيءٍ أن يكون جيدًا بما فيه الكفاية؟ على الأغلب لا.
لذا عليك أن تعلم أن الفشل مرارًا وتكرارًا أمر أساسي لتتعلم من أخطائك، وتحاول في كل مرة بغض النظر عن النتيجة.
النصيحة الحادية عشر: خطط لفترات استراحة بين المهام
يمكن للعقل البشري أن يظل يقظًا لمدة تسعون دقيقة متواصلة فقط، لذا عليك أخذ قسطًا من الراحة كل تسعين دقيقة، حتى تتجنب الإرهاق وتحافظ على إنتاجية عالية طوال اليوم.
النصيحة الثانية عشر: استفد من أوقات انتظارك
يحدث ذلك للجميع، ينتظرون دورهم في عيادة الطبيب، أو في أحد المصالح، أو موعد وسيلة المواصلات، وهم يتصفحون وسائل التواصل الاجتماعي، أو يجرون المكالمات، او يتابعون المارة، ليضيعون وقتهم.
لكن يمكنك أن تحمل معك كتابًا، أو تتصفح المواقع المفيدة في هذه الأوقات، لتحقق أكبراستفادة ممكنة منه.
النصيحة الثالثة عشر: احصل على قسطًا كافيًا من النوم
وجد العلماء أن النوم لساعات قليلة يزيد من المتاعب في أداء المهمة المطلوبة، ويجعلها تستهلك وقتًا أكثر من اللازم، لذا عليك أن تعطي دماغك ثماني ساعات على الأقل من النوم كل ليلة، حتى تحقق التركيز الكافي.
النصيحة الرابعة عشر: تعلم أن تقول لا
أخيرًا؛ وقتك ثمين، لا تجعل الناس والمشاريع التي لا تتفق مع أهدافك تضيعه، فبدلًا من قبول الدعوات والعروض من دون تفكير، يمكنك الرد بـ: “سأتفحص جدول مهامي وأرد عليك”، فهذه العبارة البسيطة سوف تشتري لك الوقت لتقييم العروض واتخاذ القرارات الذكية.
