تحتاج الكثير من الشركات ،و المنشأت إلى أشخاص لإستقبال العملاء و هؤلاء يعرفون بموظفين الإستقبال ،و لكن الكثير من الأشخاص لا يعرفون كيف يمكنهم النجاح في هذه الوظيفة ،و خلال السطور التالية لهذه المقالة سوف نتعرف عزيزي القارئ على المواصفات الواجب توافرها في موظفين الإستقبال ،و الطرق التي يمكنهم الإعتماد عليها للنجاح في هذه الوظيفة فقط تفضل بالمتابعة .
كيف تصبح موظف استقبال ناجح ؟
أولاً نبذة عن وظيفة الإستقبال ..
يؤدي الموظفون العاملون بوظيفة الإستقبال دوراً للكثير من الشركات ،و المؤسسات ،و ذلك لأنهم يقوموا بأستقبال العملاء الترحيب بهم و إمدادهم بجميع المعلومات التي يحتاجون إليها ،و بالطبع كلما نجح هؤلاء الأشخاص في أداء المهام المطلوبة منهم سيسهم ذلك في ترك إنطباع إيجابي لدى العملاء عن المؤسسة أو الشركة ،و هذا ما يضمن تميزها عن باقي المؤسسات ،و الشركات الآخرى ،و من ناحية آخرى يجذب العملاء لتكرار التعامل مع الشركة .
ثانياً كيف تصبح موظف استقبال مميز ..؟
يجب توافر مجموعة مميزة من الخصائص في الأشخاص العاملين بوظفية الإستقبال ،و من أبرزها الآتي :-
* يجب أن يدرك الشخص الذي يعمل بهذه الوظيفة أنه يعد واجهة الشركة أو من بمثابة يمثلها أمام العملاء ،و من الضروري أن يكون لديه مجموعة من المهارات التنظيمية التي تساعده على تنظيم المواعيد ،و الأحداث ،و الإجتماعات ،و كذلك القيام بأداء مهامه الوظيفية دون تقصير ،و كذلك القيام بأداء أكثر من مهمة في نفس الوقت بنجاح شديد ،و من أهم ما يعينه على النجاح في ذلك :-
– القيام بتجهيز قائمة يومية يوجد بها جميع المهام المطلوب منه انجازها ،و يراعى ترتيب الألويات في هذه القائمة الأكثر أهمية على رأس القائمة ثم بعد ذلك الأقل أهمية .
– تخصيص ملفات تتضمن على المعلومات أو الأوراق التي يحتاج إليها رئيسك في العمل بشكل دائم ،و ووضع هذه الملفات في مكان مناسب و الحرص الشديد على عدم تغيير المكان ،و ذلك حتى يسهل العثور عليها .
– يجب إعداد ملفات خاصة بالعملاء تتضمن هذه الملفات على جميع البيانات الخاصة بالعملاء .
– تجهيز أجندة لتسجيل الملاحظات فمثلاً عند مقابلة أحد العملاء يجب أن يقوم بتدوين البيانات الخاصة به ،و كذلك متطلباته ليخبر المدير بها .
* يجب الإلتزام بالتبسم بشكل دائم أمام العملاء ،و ذلك لأن للإبتسامة أثر فعال في حل خلافات العملاء ،و كسب ودهم ،و محبتهم و كذلك المحافظة على وضوح نبرة الصوت .
* يجب الإهتمام بتعلم مهارات الإتصال ،و تطويرها بمرور الوقت و ذلك للنجاح في التواصل مع العملاء بشكل إيجابي سواء أثناء المقابلات التي تتم في مقر الشركة أو عبر وسائل الإتصال المتعددة الهاتف أو البريد الإلكتروني أو غير ذلك .
* من الضروري المحافظة على وقت العملاء ،و عدم إهداره فمثلاً يجب عدم تركهم ينتظرون لفترات طويلة سواء على الهاتف أو بالشركة فيجب عدم تعطيلهم ،و في حالة التأخر عن إنجاز المهام المطلوبة لعميل ما يجب على الشخص الذي يعمل بقسم الإستقبال أن يخبره بسبب ذلك .
* يجب أن يتمع هذا الشخص بمهارة الإستماع ،و ذلك لكي يتمكن من الإستماع لحديث العملاء بتركيز شديد .
* القدرة على تجنب القوع في مشكلة ما ،و حالة وقوع خلاف ما مع أحد العملاء يجب العمل على إيجاد حل مناسب له بسرعة فائقة لكي ينجح في كسب ود العميل ،و يحافظ على سمعة المنشأة التي يعمل بها .
* يجب أن يلتزم الشخص الذي يعمل بهذه الوظيفة بحسن الخلق ،و التعامل بأحترام مع العملاء و الحرص الشديد على مساعدة العملاء بطريقة مناسبة للمحافظة على مصلحة العمل .
* الإهتمام بالمظهر الشخصي ،و الإلتزام بالزي الرسمي للعمل ،و الحرص على نظافته ،و كذلك الإهتمام بالنظافة الشخصية .
* الحرص على عدم تناول الأطعمة ذات الرائحة بالمكتب ،و الحرص على نظافته ،و تنسيقه بشكل مناسب .
مجلة الأستاذة
